- (0322) 459 07 90
- olimpus@olimpus.com.tr
E-Satınalma Logo Flow
Yayınlama:
05 Ocak 2023
Kategori:
İş Akışı ve Süreç Yönetimi
Müşteri:
AOSB, Vitamin Gübre A.Ş.
Nasıl Çalışır
Her ölçekten işletmeye uygun
Logo Flow, her sektörden ve her ölçekten işletmenin iş akış süreçlerini elektronik ortama taşıyarak standartlaştırıyor. Esnek yapısı sayesinde, sektörün ve işletmenin ihtiyaçlarına göre uyarlanabiliyor.
Sistemin uçtan uca kontrolü
Bir işletmenin tüm iş süreçlerini takip eden Logo Flow, sistemin zamanında, planlandığı şekilde ve belirlenen kriterlerde işleyip işlemediğini kontrol ediyor. Böylece süreçler her zaman aynı kalitede yürütülüyor.
Daha kısa onay süreleri
Kağıt evraklarla ya da mail ortamında gerçekleştirilen onay süreçleri, Logo Flow ile dijital ortama taşınıyor. Böylece onay talebi, takibi ve yönetimi kolaylaşıyor; zaman aşımı sorunu engellenmiş oluyor; kağıt maliyetlerinden ve zamandan tasarruf ediliyor.
“Sana başarının formülünü veremem ama başarısızlığın formülünü verebilirim.”
– Herbert Bayard Swope
Previous image
Next image
Süreç ve Sonuçlar
Bütçeli Satınalma Modülü
Amaç
Satınalma talep- teklif ve sipariş akışlarının yer aldığı gösterge kodları ve bütçe kontrolü yapan bir Satınalma Modülüdür.
Senaryo
Satınalma Talep Akışı: Kullanıcıların portal veya mobil uygulama üzerinden ihtiyaçlarını talep olarak doldurduğu formdur. İhtiyacın olduğu iş yeri, bölüm, malzeme/ hizmet kalemleri gibi talep detaylarını girerek formu doldurur. Kullanıcı için tanımlanan talep onay seviyelerine göre onaylara sunulur. Talep satırı bazında kabul ret işlemi gerçekleştirilebilir. Yönetici onayları sonrası ambar tarafından stok kontrolü yapılır talep detayında miktar üzerinden bir stoktan karşılama veya talebi tümü ile stoktan karşılayabilir. Talebin tümünün stoktan karşılanması halinde Tiger ERP üzerinde sarf fişi oluşturulur ve akış sonlandırılır. Temin edilecek malzeme hizmet olası halinde ise Satınalma onayıyla tekliflendirme için hazır hale getirilir.
Satınalma Teklif Akışı: Onaylanan talepler talepler havuzunda toplanır. Henüz siparişe dönüşmeyen veya tekliflendirilmeyen açık talep satırları teklif formu içerisinde seçilir. Teklif istenecek tedarikçiler belirlenir. Sistem bu bölümde seçilen tedarikçilere fiyat girişi yapabilmeleri için mail üzerinden bir form linki gönderir. Bu aşamada akış tekrar teklif formunu giren kullanıcıya düşer. Tedarikçilerden gelen teklifler otomatik olarak teklif detayları tablosuna yansır. Teklif kalemleri için uygun görülen tedarikçi seçilerek hiyerarşide bir üst onaya gönderilir. Onay kişisi teklif formunu görüntüler ve dilerse form ekranındayken işlemler> rapor al bölümünden alınan teklifleri kıyaslayabileceği bir çıktı üretir. Kontrol sonrası onay devam ettirilir ve teklifi kabul edilen tedarikçi/ tedarikçiler için sipariş oluşturulur ve Tiger içerisine aktarımı sağlanır. Oluşan siparişe ait sipariş formu ilgili tedarikçilere mail yolu ile gönderilir.
Açık talep satırları seçildikten sonra tekliflendirme yapmadan doğrudan alım işlemi ile direk siparişe dönüştürülebilir.
Ayrıca onaylanmış ancak herhangi bir sebepten ötürü siparişe dönüşmeyecek talep satırları bu akış üzerinden silinebilir.
Teklif Giriş Formu: Teklif akşında seçilen tedarikçilerin fiyat girişlerini yapabildikleri formdur. Sistemdeki kullanıcıların bu formu görme yetkisi yoktur. Form mail üzerinden ilgili tedariçiye atanır. Tedarikçi maildeki linke tıklayarak forma giriş yapar, tablo üzerinde para birimi ve birim fiyat girişi yaparak formu kaydeder. Bu formda girilen bilgiler otomatik olarak ilgili Satınalma Teklif akışına yansır.
Talep Onaycı Tanımlama Formu: Satınalma talebi yapabilecek kullanıcılar için onay ve seviyelerinin tanımlandığı formdur. Talep akışında başlatan kişiler için bu bölümden onay kullanıcıları bulunur. Eğer herhangi bir tanım yoksa talep direk ambar onayına ilerler.
Satın Alma Raporları: Satın Alma Modülünde oluşan hareketlerin raporlandığı ekrandır. Özet Grafikler bölümümde durumlarına göre talepler görüntülenir. Ayrıca yıl bazında aylık satın alma toplamlarını gösteren bir grafik mevcuttur. Listeler bölümünde ise talepler ile ilgili detay bilgilere ulaşılabilir. Malzeme Bazında teklifler raporunda seçilen malzemeye göre tedarikçilerden alınan tüm fiyat teklifleri görüntülenir.
Satınalma Teklif Süreci (Teklif) tamamladıktan sonra Satınalma Teklif Süreci (Sipariş) süreci başlar. Teklif formunun içeriği (Firma, Talep No, Talep Eden, Özel Kod, Proje Kodu, İşyeri, Bölüm, Fabrika ve Ambar) sipariş formuna taşınır.
Satınalma Şefi (Sipariş) kullanıcısı, siparişe dönüşecek teklifi inceler. Satınalma Şefi (Sipariş) sipariş oluşturabilir veya reddedebilir. Reddederse Satınalma Uzmanı ve Talep eden kullanıcıya bilgilendirme e-postası gönderilir. Sipariş tutarına göre, Satınalma Şefi (Sipariş) doğrudan siparişi oluşturabilir ya da “Satınalma Müdürünün” veya “Genel Müdürün” onayına gider.
Tiger’da Satınalma Teklif Süreci (Sipariş) oluşturma işlemi başarılı ise tedarikçiye e-posta gönderilir. Aktarım sırasında hata alınması durumunda akış Yönetici Hata Formu ile devam eder ve “Kurumsal Uygulama Danışmanı” kullanıcısına bildirim gönderilir.
